Contratos e links de pagamento

A tela Contratos, no grupo Comercial do menu, é onde você gera os contratos dos seus clientes e acompanha cada um até o acesso do cliente ser liberado.

Como funciona

Toda venda tem um contrato e um pagamento. A ordem pode mudar:

• Fluxo principal: o contrato é assinado primeiro e pago depois.
• Pagar primeiro: para uma venda que já foi paga, você gera o contrato sem enviar e manda para assinatura depois.

Quando o cliente paga por um link de pagamento, ele já recebe o acesso no e-mail que usou no pagamento: chega um convite para criar a conta na Doxa. Esse mesmo convite aparece para você na tela Contratos, com o Link de cadastro. Se o e-mail não chegar, copie o link e envie para o cliente. Isso vale sempre que o pagamento já tiver sido feito.

Gerar um contrato

1. Na tela Contratos, clique em Novo contrato. O mesmo botão está no cartão Ferramentas da tela Início.

2. Em Tipo de pessoa, escolha Pessoa física ou Pessoa jurídica.

3. Preencha o nome (Nome completo ou Nome da empresa), o CPF ou CNPJ, o E-mail e o endereço do cliente.

4. Em Plano, escolha um plano do Catálogo ou um dos links que você criou em Meus links.

5. Em Duração do plano, escolha 3 meses ou 3 meses + 2 bônus.

6. Em Como seguir, escolha Enviar para assinatura agora ou Pagar primeiro, assinar depois.

7. Clique em Gerar e enviar ou em Gerar contrato. O contrato é gerado e baixado na hora.

Se você escolheu enviar para assinatura, o painel pergunta se quer enviar agora. Clique em Enviar para assinatura agora, ou em Editar antes de enviar se quiser revisar as cláusulas primeiro. Enquanto não é enviado, o contrato fica como Rascunho.

Contrato assinado pela agência na plataforma

Se o CS liberou essa opção para a sua agência, você assina o contrato no próprio painel, e só o cliente assina pelo link de assinatura eletrônica. Nesse caso, o botão de envio passa a se chamar Assinar e enviar ao cliente.

1. Ao enviar o contrato, leia o texto de aceite que aparece na tela.

2. Marque a caixa. Ela confirma que você assina o contrato em nome da agência e que a sua assinatura eletrônica vale como uma assinatura feita à mão.

3. Clique em Assinar e enviar. O contrato sai assinado pela agência e o cliente recebe o link para assinar.

No acompanhamento do contrato, a etapa aparece como Assinado pela agência na plataforma, com o nome de quem assinou.

Sem essa opção, a agência também assina pelo link: abra o contrato e clique em Assinar agora. O cliente só recebe o link depois que a agência assina.

Editar as cláusulas

Enquanto o contrato é um rascunho, você pode editar o texto. Clique no lápis da linha do contrato, ou em Editar contrato no detalhe, para abrir o Editor de contrato.

• Edite os trechos liberados e use Adicionar cláusula para incluir uma cláusula nova.
• As cláusulas com cadeado são a base do contrato e não mudam.
• A numeração das cláusulas é feita sozinha. Não digite o número.
• Use Pré-visualizar para ver o PDF e Salvar para guardar as mudanças.

Uma mudança que mexe na cláusula de garantia só pode ser salva com aprovação da Doxa. Clique em Solicitar aprovação, explique por que a mudança não compromete a garantia e clique em Enviar pedido. O trecho fica como Aguardando aprovação da Doxa até a resposta.

Depois que o contrato sai do rascunho, a edição é desativada.

Acompanhar os contratos

A lista mostra Cliente, Plano, Valor total, Situação, Parado em e Criado em. A coluna Parado em diz o que falta para o contrato andar.

Os filtros do topo separam os contratos pelo que você precisa fazer:

• Sua vez: Pago, falta o contrato, Você assinar, Falta comprovante, Liberar acesso e Pago, falta assinar.
• Em aberto: Aguardando o cliente, Não enviados e Fluxo antigo.
• Fechado: Ativos.

Você pode marcar mais de um filtro, buscar pelo nome ou e-mail do cliente, escolher um período e ordenar por Mais recentes ou Parados há mais tempo.

Clique num contrato para abrir o detalhe. Lá ficam o Andamento, a Etapa atual, os Documentos para baixar e as ações do momento.

Venda paga sem contrato

Quando um cliente paga por um link de pagamento e ainda não tem contrato, ele aparece numa fila no topo da tela, no filtro Pago, falta o contrato. Cada cartão mostra o plano, o valor e as condições do link, a data do pagamento e se o cliente já criou a conta.

• Clique em Gerar contrato para criar o contrato com os dados da venda já preenchidos.
• Enquanto aparece Ainda não criou a conta, o cartão mostra para qual e-mail o convite foi enviado e até quando o link vale. Copie o Link de cadastro e envie direto para o cliente, ou clique em Reenviar e-mail.
• O convite vai sempre para o e-mail usado no pagamento. Se o cliente pagou com um e-mail e quer entrar com outro, oriente a criar a conta pelo link de cadastro, que já vem com o convite certo.

Reenviar o link de assinatura

Se o cliente não recebeu o e-mail para assinar, abra o contrato e copie o Link de assinatura do cliente (reenvio manual). Envie esse link direto para ele, por WhatsApp ou e-mail. O campo aparece quando o contrato já foi enviado e está esperando a assinatura do cliente.

Acompanhar o convite do cliente

Depois que o acesso é liberado, o detalhe mostra para qual e-mail o convite foi enviado e quando. Se o cliente ainda não criou a conta, você pode copiar o Link de cadastro e mandar para ele, ou clicar em Reenviar e-mail.

Cancelar um contrato

No detalhe, clique em Cancelar contrato e confirme. Os links de assinatura deixam de funcionar. O cancelamento não pode ser desfeito: para retomar a venda, gere um contrato novo.

Links de pagamento

No cartão Ferramentas da tela Início, clique em Link de pagamento. A janela Links de Pagamento abre por cima da tela e tem duas abas: Planos e Meus links.

Planos

A aba Planos traz os links prontos dos planos DOXA PRO e DOXA BASE, com cada faixa de desconto. Clique em Copiar e envie o link para o cliente. Quando um link ainda não está disponível, o botão aparece como Pendente.

Nas vendas parceladas, os juros do parcelamento ficam com a agência. O cliente paga só o valor do plano, sem acréscimo.

Meus links

Na aba Meus links você cria links com o valor que combinou com o cliente.

1. Clique em Criar link.

2. Dê um Apelido do link, para reconhecer o link depois. Uma boa prática é usar o nome do cliente e a condição, como “Clínica Prado - entrada + restante”.

3. Escolha o Plano base e informe o Valor total do contrato. O valor não pode ficar abaixo do mínimo mostrado na tela.

4. Em Forma de pagamento, escolha uma das opções:

   • Venda padrão: pagamento integral, à vista ou em até 12x no cartão.
   • Venda parcial: o cliente paga uma entrada agora e o restante no primeiro acesso à plataforma. Informe o Valor da entrada: o mínimo é R$ 500 e precisa sobrar um saldo. A entrada e o restante podem ser parcelados em até 12x no cartão.
   • 3 pagamentos: o valor total dividido em três cobranças à vista, sem parcelamento, uma a cada 30 dias.

5. Clique em Criar link e copie o link para enviar ao cliente.

Nas vendas parceladas, os juros do parcelamento ficam com a agência. O cliente paga só o valor combinado, sem acréscimo.

Como o link aparece na lista

Depois de criado, o link entra no topo da lista de Meus links. Cada linha mostra o apelido, o plano (DOXA-PRO ou DOXA-BASE) e as condições de pagamento escritas por extenso, do jeito que o cliente vai pagar. Use Copiar para pegar o link de novo a qualquer momento.

Os links que você não usa mais podem ser arquivados com o ícone de arquivar. Eles ficam guardados em Arquivados e voltam com Desarquivar.

Casos de uso

• Venda em dois cartões: crie uma Venda parcial com a entrada igual ao valor que cabe no primeiro cartão. O cliente paga a entrada com o primeiro cartão e, no primeiro acesso, paga o restante com o segundo.
• Parte no Pix e parte no cartão: também é uma Venda parcial. O cliente paga a entrada no Pix e o restante no cartão, no primeiro acesso (ou o contrário).
• Cliente que prefere pagar mês a mês: use 3 pagamentos. A primeira cobrança é paga pelo link, e as outras duas são cobradas na plataforma a cada 30 dias.

O que o cliente vê quando falta pagar

Na Venda parcial, depois de pagar a entrada o cliente recebe o convite e cria a conta. No primeiro acesso, a plataforma pede o pagamento do restante antes de liberar o uso: aparece a tela Falta o saldo do seu plano, com o valor a pagar agora e o botão Pagar agora. Assim que o pagamento é identificado, o acesso é liberado sozinho.

Nos 3 pagamentos, o bloqueio funciona do mesmo jeito a cada cobrança. Quando vence a 2ª ou a 3ª cobrança, o acesso do cliente fica bloqueado na tela Pagamento pendente até o pagamento ser identificado. A tela mostra o valor da cobrança, o saldo total em aberto e o vencimento.

O pagamento precisa usar o mesmo e-mail

A plataforma reconhece cada pagamento pelo e-mail usado no checkout. Por isso:

• A entrada, o restante e as cobranças dos 3 pagamentos precisam ser pagos com o mesmo e-mail com que o cliente entra na plataforma. A própria tela de cobrança avisa isso em Pague com este e-mail.
• Um pagamento feito com outro e-mail não libera o acesso, mesmo que o valor esteja certo.
• Quando o cliente paga mais de uma vez no mesmo link com o mesmo e-mail, os pagamentos se somam no cadastro dele.

Se um cliente pagou e continua bloqueado, a primeira coisa a conferir é o e-mail usado no pagamento.